Privacyverklaring
Inleiding
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die BIKEBAZE B.V. ('BIKEBAZE') KVK 93204485, met het adres Burgemeester Oudlaan 50, 3062PA, Rotterdam, Nederland (bezoek op afspraak), verwerkt van haar klanten en gebruikers van haar diensten en producten.
Verantwoordelijke
BIKEBAZE is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Contactpersoon voor AVG-gerelateerde zaken is te bereiken via legal@bikebaze.nl.
Cookies
BIKEBAZE gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Zie onze cookieverklaring voor meer informatie.
Beveiligingsmaatregelen
We nemen adequate technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.
Rechten van betrokkenen
Als betrokkene heeft u recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van verwerking, en het recht op dataportabiliteit. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
Gegevensdeling voor analyse
De data verzameld via formulieren wordt geanonimiseerd gebruikt voor analyses om inzichten te verkrijgen in het probleem van fietsdiefstal, ter ondersteuning van bedrijven en overheidsinstanties in hun beleid en maatregelen tegen fietsdiefstal.
Klachten
Heeft u klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.
Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kunt u contact opnemen via legal@bikebaze.nl.
Processen
Algemene bewaringstermijn
Voor alle hieronder genoemde processen geldt een bewaringstermijn tot het einde van de wettelijke periode en/of verjaringstermijn na beëindiging van het contract.
We verwerken onderstaande data-items voor:
- Klantenafspraken: Klantnaam, Emailadres, Telefoonnummer, Datum & Tijd.
- Levering van goederen en/of diensten: Klantnaam, Emailadres, Telefoonnummer, Thuisadres.
- Klanten facturatie en boekhouding: Klantnaam, Emailadres, Thuisadres, Bankrekening, Betaalhistoriek.
- Correspondentie: Klantnaam, Emailadres, Inhoud van correspondentie.
- Bedrijfswebsite: Elektronische identificatiegegevens, Diverse soorten Cookies.
- Kaart of app betalingen door klanten: Klantnaam, Emailadres, Adres, Betaalkaart details.
- Cliënten Nieuwsbrief / promotie: Klantnaam, Emailadres. (Bewaringstermijn: Zolang de klant geabonneerd blijft op de nieuwsbrief.)
- Client dossier opmaak en behandeling: Klantnaam, Emailadres, Adres, Telefoonnummer, Klantendossier.
- Klanten ondersteuning: Klantnaam, Emailadres, Inhoud van correspondentie.
- Retourneren en terugroepen: Klantnaam, Emailadres, Adres, Betaalkaart details, Aankoop financieringsgegevens.
- Klanten prospectie: Klantnaam, Emailadres, Thuisadres.
- Webshop: Klantnaam, Emailadres, Adres, Betaalkaart details, Cookies.
Beveiligingsmaatregelen
Voor alle processen gelden functionele en technische beveiligingsmaatregelen in overeenstemming met de beste standaarden in de sector. De verwerking van gegevens vindt plaats binnen de EU.
Voor vragen of opmerkingen over deze processen kunt u contact opnemen met onze GDPR-coördinator via legal@bikebaze.nl.
Systemen
In het kader van onze interactie met klanten, maakt BIKEBAZE gebruik van verschillende softwarepakketten en systemen. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste systemen die we gebruiken voor klantgerelateerde activiteiten:
- PCs, Laptops, Smartphones, Tablets:
Gebruik: Interactie met klanten via computerapparatuur.
- Google Gmail & Apps
Gebruik: Online productiviteitsapps voor communicatie en documentbeheer.
Systeem Leverancier: Google.com.
Type: Publieke cloud.
- Papieren Dossiers met Documentatie en Correspondentie
Gebruik: Beheer van gedrukte of geprinte documentatie en correspondentie.
Systeem Leverancier: Diverse.
Type: Fysieke opslag.
- Microsoft Outlook & Office
Gebruik: Productiviteitssuite voor e-mail, documentcreatie en databeheer.
Systeem Leverancier: Microsoft.com.
Type: Publieke cloud.
- Zapier
Gebruik: Koppelen van verschillende applicaties voor gegevensuitwisseling.
Systeem Leverancier: Zapier.
Type: Publieke cloud.
Deze systemen worden gebruikt om de efficiëntie en effectiviteit van onze klantenservice en -interactie te verbeteren. Wij nemen de nodige maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de via deze systemen verwerkte persoonsgegevens te waarborgen.
Voor vragen over deze systemen of de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u contact opnemen met ons via legal@bikebaze.nl.
Delen van persoonlijke gegevens bij melden van gestolen fiets
Wanneer je jouw fiets als gestolen meldt via ons platform, worden je voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres gedeeld met derden die je fiets proberen te traceren door de SafeTag te scannen of het framenummer op te zoeken.
Doel: Deze gegevens worden gedeeld om de kans te vergroten dat jouw fiets wordt teruggevonden en om je snel te kunnen contacteren.
Wie krijgt toegang: Alleen personen die actief een gestolen fiets opsporen via onze tools krijgen toegang tot deze informatie.
Toestemming: Door je fiets als gestolen te melden, geef je expliciet toestemming voor het delen van deze gegevens.
Gedeeld met derden
BIKEBAZE werkt samen met diverse externe partijen waarbij persoonsgegevens worden gedeeld. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste processen en de derde partijen waarmee deze gegevens worden gedeeld:
- Boekhouding
Doel: Correcte boekhouding en/of correcte belastingaangifte en BTW-aangifte.
Rechtsgrond: Wettelijke Verplichting.
Derde Partij: geanonimiseerd.
Verwerkingsovereenkomst: Aanvaard.
Locatie Verwerking: Verwerkt binnen de EU.
Data: Bankrekening, Bedrijfsadres, Betalingsoverzicht, klantenrekening, BTW nummer, Emailadres, Naam van de klant, Naam van de werknemer, Telefoonnummer, Thuisadres
- Sociale Media - LinkedIn
Doel: Promotie van het bedrijf en diensten.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang.
Derde Partij: LinkedIn Ireland Unlimited Company.
Verwerkingsovereenkomst: Aanvaard.
Locatie Verwerking: Verwerkt binnen de EU.
Data: Datum & tijd, Elektronische identificatiegegevens, Elektronische lokalisatiegegevens, Foto's / beelden ,Naam van de klant, Naam van de werknemer
- Sociale Media - Facebook / Instagram
Doel: Promotie van het bedrijf en diensten.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang.
Derde Partij: META PLATFORMS IRELAND LIMITED (ex-Facebook).
Verwerkingsovereenkomst: Aanvaard.
Locatie Verwerking: Verwerkt buiten de EU.
Data: Datum & tijd, Elektronische lokalisatiegegevens, Foto's / beelden, Naam van de klant, Naam van de werknemer
- Marketing Platform - Mailchimp
Doel: Promotie van het bedrijf en diensten.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang.
Derde Partij: The Rocket Science Group LLC (Mailchimp).
Verwerkingsovereenkomst: Aanvaard.
Locatie Verwerking: Verwerkt binnen de EU.
Data: Emailadres, naam van de klant
- Webshop Provider - Webflow
Doel: Online verkoop van producten.
Rechtsgrond: Contract.
Derde Partij: Webflow, Inc.
Verwerkingsovereenkomst: Aanvaard.
Locatie Verwerking: Verwerkt binnen de EU.
Data: Betaalhistoriek, Betaalkaart details, Betalingsoverzicht, klantenrekening, Emailadres, Naam van de klant, Telefoonnummer, Thuisadres
- Betalingspartner - Stripe
Doel: Ter verwerking van betalingen
Rechtsgrond: Contract.
Derde Partij: Stripe Payments Europe Limited
Verwerkingsovereenkomst: Aanvaard.
Locatie Verwerking: Verwerkt binnen de EU.
Data: Betaalkaart details, Handtekening, Naam van de klant, Persoonlijk emailadres, Thuisadres
- Toestemming voor het delen van contactgegevens: Door het indienen van een diefstalformulier geeft de gebruiker toestemming dat zijn/haar contactgegevens (naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer) zichtbaar zijn voor anderen die de SafeTag scannen of de fiets opzoeken in de database. Dit faciliteert directe communicatie bij het terugvinden van een gestolen fiets.